Waaruit bestaat een electronisch bericht?

Voor de gebruiker zijn de volgende elementen van belang:

1. Adressering
2. Subject, onderwerp van het bericht
3. Bericht
4. Signature

De techniek kan daar nog verschillende dingen aantoevoegen zoals extra headers waarin bijvoorbeeld de naam van de mailserver wordt aangegeven of er kan een kontrolegetal aan het mailtje zijn toegevoegd waaraan de ontvanger kan zien of de inhoud al dan niet is veranderd.

Adressering

Er zijn een aantal basisvormen van adressering:

1. Prive. 1 op 1 communicatie waarbij partners niet wisselen.
2. Zakelijke mail. 1 op 1 communicatie waarbij partners wisselen of zouden kunnen wisselen.
3. Broadcast. 1 schrijver naar meerdere ontvangers waarbij het de bedoeling is dat iedereen alle reacties ziet.
4. BCC, (Blind Carbon Copy), 1 schrijver naar (meerdere) ontvanger(s) waarbij de hoofd-geadresseerde(n) niet weten dat het bericht naar nog meer geadresseerden gaat. Het is hiermee niet mgelijk dat anderen kunnen reageren, behalve naar de orginele schrijver.

Subject

Een subject, of onderwerp van een bericht, moet zo zijn gekozen dat het voor de ontvanger onderscheidend is. Dus nimmer een mailtje met als "Webboek" naar iemand bij webboek.nl. Voor de schrijver is het wellicht zeer onderscheidend omdat het zijn eerste mailtje naar webboek.nl is, voor de mensen bij webboek.nl zegt het niets. Bij een mailtje aan webboek.nl dus aangeven wat je goed of slecht vindt aan webboek.nl of waarover je precies wat te melden hebt.

Bij beantwoording van een bericht mag het subject nooit op welke manier dan ook worden veranderd als dat niet strikt noodzakelijk is. Dit omdat de berichten in de mailbox van de ontvanger daarmee door de war raken. Deze kan zonder het mailtje te openen niet zien wat bij wat hoort. De meeste mailprogramma's houden zich hieraan en zetten als teken dat het een antwoord is meestal "Re:" voor de subject.

Bericht

Aantal onderwerpen in een mailtje

Het aantal onderwerpen dat in een mailtje kan worden afgehandeld is sterk afhankelijk van het soort communicatie. In een prive-mailtje kunnen meestal probleemloos meerdere onderwerpen worden aangesneden. In een zakelijk mailtje is dat meestal onverstandig omdat de afhandeling van de onderwerpen vrijwel nooit gelijk en misschien wel door verschillende personen plaatsvindt. Er moet bij verdere communicatie goed op worden gelet dat alle onderwerpen en daarmee de doelen in beeld blijven. Bij schrijven naar meerdere mensen tegelijk is het om die reden zondermeer af te raden om meer dan een onderwerp tegelijk te behandelen. De mensen die antwoorden zullen niet altijd even goed doorhebben wat volgens de oorspronkelijke schrijver de onderwerpen zijn waardoor deze al snel niet effectief kunnen worden afgehandeld.

Schrijven

Tekst dient op ongeveer 60 tekens breedte te zijn geformatteerd. De beperkte breedte zorgt er enerzijds voor dat de tekst optimaal leesbaar is en de lezer met zijn ogen het begin van de volgende zin makkelijk kan vinden. Anderzijds is overnemen van de tekst veel practischer als er geen ellenlange regels zijn gebruikt.
Waar mogelijk moeten witregels worden toegevoegd om delen van de tekst zo duidelijk mogelijk te scheiden. De witregels verhogen enerzijds de leesbaarheid en voorkomen dat in sommige situaties tekst aan elkaar geplakt raakt.

Quoten

Antwoorden gaat bij prive, zakelijke mail en broadcast zeer verschillend. Wat ze alle drie gemeen hebben en wat essentieel is, is het "quoten". Zorg dat in je antwoord duidelijk aangegeven wordt wie wat wanneer heeft geschreven. Veel e-mail programma's kunnen automatisch zorgen dat de kopregel met die informatie in het antwoord staat en dat de oorspronkelijke tekst met "> " scherpe haken is gemarkeerd.

Je kunt technisch gezien op 2 manieren antwoorden:

1. In delen per onderdeel van het oorspronkelijke bericht.
2. In een stuk naar aanleiding van het hele oorspronkelijke bericht.

In het eerste geval staan de antwoorden steeds gescheiden door een witregel na de oorspronkelijke tekst, in het tweede geval staat het antwoord bovenaan en goed gescheiden van het oorsponkelijke bericht.

Aanhalen van oorspronkelijke tekst

Prive mail

In een antwoord op een prive-mailtje is het verstandig om alles waarover men het eens is (dus ook waarover beide partijen weten dat ze het oneens zijn!) altijd weg te laten. Dit houdt de communicatie overzichtelijk en zorgt dat de ontvanger niet nodeloos oude tekst hoeft door te lezen. Let er wel op dat er nog genoeg context overblijft om het bericht te volgen.

Zakelijke mail

Bij zakelijke mail moet je er vanuit gaan dat iemand anders de communicatie zomaar overneemt. Schrijf daarom steeds opnieuw een zo kort mogelijk bericht uitgaande van de gerealiseerde situatie waarna je alle nog enigszins relevante voorgaande correspondentie aanhaalt.

Broadcast

Bij antwoorden naar meerdere mensen dient alle relevante tekst waarop wordt gereageerd goed gequoot (van kopregel, scherpe haken, en witregels ter scheiding) te worden. Dit zorgt er voor dat ook de mensen die wellicht in een latere fase van de communicatie binnenkomen voldoende informatie krijgen om alsnog in te haken op de discussie.

Inhoud van berichten

Stuur mensen geen grote files mee indien dat niet nodig is of als de ontvanger er niet om gevraagd heeft. Stuur ook niet automatisch berichten over virussen die u van andere ontvangt door. Vaak zijn de berichten zelf het virus. Ook verzoeken om kaarten of email te sturen naar een ziek kind kunt u beter direct weggooien, net als de vele berichten over snel rijk worden.
Als u een bericht ontvangt van een onbekende met een bijgesloten file, gooi deze mail dan het liefst weg zonder te openen. Op deze manier zorgt u ervoor dat u zo min mogelijk kans hebt op besmetting met een virus.

Signature

Een signature is een desgewenst automatisch door het e-mail programma toegevoegde tekst aan het einde van ieder verzonden bericht. In meestal niet noodzakelijk omdat het eenduidige e-mail adres van de verzender altijd aanwezig is en voor nadere vragen nog door de ontvanger kan worden gebruikt. Signatures zijn feitelijk vrijplaatsen van lang niet altijd onnuttige reclame. Zo kan er in een signature de functie, werkzaamheden, verwijzing naar een eigen of zakelijke website of adres gegevens van het bedrijf staan. Ergonomisch gezien blijkt een signature nauwelijks of geen ballast op te leveren, de lezer die hem de eerste keer ziet leest de signature en slaat hem volgende keren nagenoeg automatisch over. Maak een signature echter nooit langer dan 4 regels, de lezer probeert hem namelijk vaak wel helemaal in beeld te krijgen en daarbij schuift de echte boodschap er juist uit.

Vragen, aanvullingen of commentaar?